Нови правила за регистрирането и разглеждането на сигнали за нарушения
Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) прие нови правила относно реда за водене на регистър на сигналите за нарушения по смисъла на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения („Закон“), както и указания относно организацията по приемане, регистриране и разглеждане на сигналите, както следва:
- Наредба № 1 от 27 юли 2023 г. за воденето на регистъра на сигналите по чл. 18 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и за препращане на вътрешни сигнали към Комисията за защита на личните данни, в сила от 04.08.2023 г. („Наредба“) и
- Методически указания № 1 за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали, постъпили при задължените субекти по Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, приети с решение на КЗЛД по протокол № 28/27.07.2023 г. („Указания“).
По-долу следва обобщение на някои нови правила и постановки от Наредбата и Указанията:
Вътрешен акт за определяне реда за водене на регистър по чл. 18 от Закона
Работодателите по чл. 12, ал. 1 от Закона, които са задължени да създадат канал за вътрешно подаване на сигнали, следва да приемат с вътрешен акт (например заповед или вътрешни правила) реда за водене на регистъра по чл. 18 от Закона в изпълнение на Наредбата и на Указанията. Сред задължените работодатели са:
(1) работодателите от частния сектор с 50 и повече служители, както и
(2) работодателите от частния сектор, извършващи дейност в определени от Закона области (например финансови услуги, застраховане, инвестиционни фондове и др.), независимо от броя служители, т.е. дори само с 1 назначен служител.
Регистърът се води на траен носител
Регистърът следва да се води и поддържа на траен носител и да се съхранява по начин, позволяващ възпроизвеждането на информацията без загуба на данни. Според дефиницията в Закона, траен носител означава всеки носител на информация, даващ възможност на задължените работодатели или на КЗЛД да съхранява информация, който позволява лесното ѝ използване в бъдеще за период, съответстващ на целите, за които е предназначена информацията, и който позволява непромененото възпроизвеждане на съхранената информация. На практика, считаме, че регистърът може да бъде воден като файл в електронна форма.
Ограничен достъп до регистъра
Достъпът до регистъра имат само служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, определени от задължените работодатели („Отговорни служители“), както и КЗЛД. Следователно, всеки задължен работодател следва да избере по свое усмотрение технически и организационен начин за осигуряването на ограничен достъп до регистъра.
Одобрени от КЗЛД модел на регистър и формуляр за приемане на сигнали
КЗЛД е създала модел на регистър и образец на формуляр за приемане на сигнали, които са публикувани на сайта на КЗЛД и следва да се ползват от задължените работодатели. Утвърденият от КЗЛД образец на формуляр за регистриране на сигнали е задължителен за използване и попълване от Отговорните служители, дори сигналът да е подаден в свободна форма от сигнализиращото лице.
Генериране на УИН на сигналите
Сигналите, които попадат в приложното поле на чл. 3 от Закона, се регистрират с УИН (уникален идентификационен номер), генериран от Отговорния служител чрез сайта на КЗЛД. Сигнализиращото лице следва да бъде уведомено за този УИН, както и за вътрешния входящ номер на сигнала, в 7-дневен срок от получаване на сигнала.
Актуален статус на сигналите
Наредбата предвижда какво трябва да бъде минималното съдържание на регистъра, както и възможността за даване на указания на сигнализиращото лице за допълнително представяне на липсваща информация в подадения сигнал в 7-дневен срок и за поетапното допълване на данни в регистъра. При всяко попълване на данни в регистъра Отговорният служител следва да отбелязва актуален статус на сигнала, както е посочено в Указанията: „в процес на отстраняване на нередовности“, „не подлежи на разглеждане“, „в процес на разглеждане“ или „приключен“. Според Указанията работодателят може да въведе и други статуси, като ги посочи в акта за водене на регистъра.
Език на регистъра
Отговорните служители трябва да водят регистъра на български език, независимо от езика, на който се води комуникацията със сигнализиращото лице.
Статистическа информация за постъпилите сигнали
Всяка година в срок до 31 януари Отговорните служители трябва да предоставят на КЗЛД статистическа информация за сигналите, постъпили през предходната година, включваща: брой на постъпилите сигнали, техния генериран УИН, предмет, брой на извършените проверки и резултатите от тях.
Срокове за съхранение и предаване на съхранение на КЗЛД при закриване и заличаване на работодателя
В Наредбата е предвиден 5-годишен срок за съхранение на сигналите, приложените към тях материали и последващата документация, свързана с разглеждането им. Този срок се брои считано от приключване на разглеждането на сигнала от Отговорния служител или окончателно приключване на образувано наказателно, гражданско, трудовоправно и/или административно производство във връзка с подадения сигнал. Информацията, за която не е изтекъл посочения 5-годишен срок, както и регистърът, се предават за съхранение на КЗЛД в случай, че задълженият работодател бъде закрит или заличен без правоприемник (например в случай на доброволна ликвидация и заличаване от Търговския регистър към Агенция по вписванията на работодател – търговско дружество).
Възлагане и разпределяне на функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали
По избор на задължения работодател, функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали могат да се изпълняват едновременно от едно и също лице или да се разпределят между различни лица, така че например едно лице да получава и регистрира сигналите, a друго лице само да ги разглежда. Едновременното възлагане и на трите функции на едно лице е допустимо, само ако то е служител в структурата на задължения работодател. Външен изпълнител (физическо или юридическо лице) може само да приема и регистрира писмените сигнали до задължените работодатели от частния сектор, докато самото разглеждане на сигналите задължително се извършва от вътрешно лице – служител. При възлагане на функцията по разглеждане на сигнали на повече от един служител, всеки един от тях може да разглежда сигналите в определена предметна област съобразно своята компетентност или един служител да изпълнява тази функция, като всички останали го подпомагат в дейността по разглеждането на сигналите. Задължените работодатели трябва ясно да дефинират в свой вътрешен акт (заповед или вътрешни правила) организацията по регистриране и разглеждане на сигнали, в това число как и между кои служители ще се разпределят посочените функции по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали.
Забрана за представляващите да приемат, регистрират и разглеждат сигнали
Функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали за нарушения не могат да се изпълняват от самия задължен работодател, респ. от неговия представляващ. Това означава, че управител на ООД или член на съвета на директорите с представителна власт на АД не може да приема, регистрира или разглежда сигнали по смисъла на Закона.
Вътрешна организация за избягване конфликт на интереси
· Поради изискването за липса на конфликт на интереси задълженият работодател следва предварително да създаде вътрешна организация за разглеждане на сигнал, ако сигналът е подаден срещу Отговорния служител (например чрез определяне на резервен служител или възлагане функцията по разглеждането на сигнали на група от служители).
Ние имаме готовност да Ви предоставим допълнителна информация и да Ви подпомогнем относно създаването на вътрешна организация по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали и по определяне на реда за водене на регистъра за сигнали. Ако имате въпроси, моля обърнете се към Вашия обичаен контакт в адвокатско съдружие „Стоева, Чомпалов и Знеполски“.