Електронната трудова книжка – какво трябва да знаем
С влезлите в сила промени в Кодекса на труда от 1 юни 2025 г. трудовата книжка се заменя с единния електронен трудов запис, който е електронен документ, съдържащ данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника/служителя и представлява официален удостоверителен документ. Единният електронен трудов запис се вписва в регистъра на заетостта, който се поддържа от НАП.
1. Задължения на работодателя
Работодателите имат задължение да оформят трудовите книжки на наетите от тях лица в срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение преди посочената дата, като впишат данните за трудовия стаж на наетите лица към 1 юни 2025 г.
След посочения срок, трудовите книжки следва да се върнат на лицата и да се съхраняват от тях, тъй като те остават официален удостоверителен документ за вписаните в тях обстоятелства, за периодите преди 1 юни 2025 г. Препоръчително е връщането на трудовите книжки да бъде удостоверено с документ (Приемо-предавателен протокол), подписан от работника/служителя.
2. Какви данни се вписват
Работодателят има задължение точно и своевременно да вписва в единния електронен трудов запис изискуемите в Кодекса на труда и Наредбата за вписване в регистъра на заетостта (в сила от 01.06.2025 г.) данни, сред които са:
- информация за работника/служителя,
- основание на трудовия договор,
- дата на сключването му и началото на неговото изпълнение,
- срок на договора (ако е уговорен такъв),
- дата на сключване на допълнителни споразумения,
- дата и основание за прекратяване на трудовото правоотношение,
- размер на основното трудово възнаграждение,
- продължителност на работното време,
- продължителност на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж,
- уговорения платен годишен отпуск,
- дните използван платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяването на правоотношението и др.
На вписване в регистъра на заетостта подлежат и данни, установени със съдебно решение, като напр. продължителността на трудовия стаж, уволнение признато от съда за незаконно и др., които се вписват от работодателя, а при отказ или невъзможност, се вписват от инспекцията по труда.
3. Как става вписването
Електронните трудови записи се подават от работодателя по електронен път чрез квалифициран електронен подпис (КЕП) или персонален идентификационен код (ПИК), издаден от НАП през е-портала на НАП или в офис на НАП на електронен носител с придружително писмо само от работодатели с до 5 наети лица.
НАП издава протокол, съдържащ данни за вписаните и невписаните електронни трудови записи и причините за невписването им. В тридневен срок от получаване на протокола работодателят отстранява причините за невписването и подава отново електронен трудов запис.
Работодателят подава електронен трудов запис съгласно Приложение № 1 към Наредбата за вписване в регистъра на заетостта (в сила от 01.06.2025 г.) с данни за началото на изпълнението на трудовия договор преди постъпване на работа на работника/служителя и предоставя копие от протокола на работника/служителя за вписаните обстоятелства преди постъпване на работа за началото на изпълнение на трудовия договор.
4. Срокове за подаване на информацията от работодателя
В тридневен срок работодателят подава електронен трудов запис за:
- сключване на трудовия договор;
- изменение на трудовия договор – основание, срока на договора (когато е уговорен такъв), размера на основното трудово възнаграждение, мястото на работа, уговорения платен годишен отпуск, налагане или вдигане на запор и др.
В седемдневен срок работодателят подава електронен трудов запис за прекратяване на трудовия договор.
5. Право на достъп
Всеки работник/служител има достъп до своя единен електронен трудов запис, както и информация за историята на достъпите до единния електронен трудов запис, а до единния електронен трудов запис на ненавършилите 18 г. (до навършването им на пълнолетие), право на достъп имат техните родителите, настойниците и попечителите.
Работодателят има право на достъп за подадените от него данни за неговите работници/служители, както и до информация за наети от тях работници и служители, въведена от предходни работодатели, с изключение на размера на трудовите възнаграждения и обезщетения, които работникът/служителят е получавал при предходни работодатели.
Създаването на регистъра на заетостта, който отразява единните електронни трудови записи цели осигуряване на подходяща среда за обмен на данни, гарантиране на актуалност и точност на съхраняваните данни, гарантиране на регламентиран достъп до данни в регистъра на заетостта и осигуряване на информационна сигурност.